Toplantılar her zaman en iyi şekilde yönetilmez. Verimliliği düşürebilir ve açıkçası zaman kaybı olabilir.

Ve iş gücünüz uzaktan çalışma modeliyle yürütülüyorsa veya çalışanlarının sürekli hareket halinde ise, yolculukta ekstra zorluklar ortaya çıkaracaktır. Teknoloji aksaklıkları, sözel olmayan ipuçlarının eksikliği ve zaman dilimini dengeleme vb.

Bu nedenle; 50 Yılı bulan bireysel yöneticilik deneyimimiz ve 30 yılı bulan DETAM GRUP https://www.detam.com.tr/   Yönetiminde geçen kurum tecrübelerimiz nedeniyle çoğu kere “Toplantıları yönetmenin en iyi yolu, toplantı yapmamaktır!” demeyi severiz.

Ancak, buna rağmen iyi planlama ile her daim toplantının yapılmasını tercih ederiz. Çünkü, yönetimde toplantıların da yeri vardır. Ve iyi yönetildiklerinde, iletişim ve etkili iş birliği için hayati önem taşıyabilirler.

Uzaktan ekip toplantıları nasıl yönetilir?

Etkili toplantılar yürütmek zordur. Uzaktaki ekiplerle etkili toplantılar yürütmek daha da zordur. Uzaktaki ekipler mesafe, saat dilimleri ve değiştirilmiş çalışma saatleri nedeniyle bağlantı, etkileşim ve iletişimlerinde zorluklarla karşı karşıyadır.

Uzaktan çalışanlar genellikle kendilerini izole hissederler. Ofisteki gayri resmi sohbetleri kaçırırlar ve ofis moralini yakalamakta zorluk çekebilirler. Bu, ekibin diğer üyeleriyle anlamlı temas noktaları kurma fırsatını sınırlar. İlişkiler kurmak daha zordur ve uzaktan çalışanlar genellikle önemli bilgileri kaçırdıklarını hissederler.

Uzaktan çalışanların yöneticileri de zorlu bir mücadele içindedir. Ekip iletişimi, insanların nerede bulunduğuna bakılmaksızın zordur. Herkesin farklı kişilikleri, iletişim stilleri ve beceri setleri vardır. Bu, etkileşim kurmayı zorlaştırabilir. Koridorda olmadıklarında birini bir projeyle bağlantıda tutmak için daha fazla çaba sarf edilir.

Esnek Yapı

Tüm bunlar söylendiğinde, uzaktan çalışanların en çok değer verdiği şeylerden biri esnekliktir. Nerede, nasıl, ne zaman ve kiminle çalıştıkları konusunda esneklik. Uzaktan çalışmanın temel ilkelerinden biridir ve birçok insan için onu çekici bir seçenek haline getirir. Ayrıca, uzaktan çalışmanın en büyük zorluklarından biri olabilir çünkü bağlantıyı ve etkileşimi etkileyebilir.

Uzaktan çalışmak, herkesin kendi başına kolayca uygulayamayacağı yüksek düzeyde bir disiplin gerektirir. Herkes doğal olarak yapılandırılmış veya süreç odaklı değildir. Bu, uzak ekiplerin bağlantı kurma, iletişim kurma ve işlerinden sorumlu olma konusunda zorluk çekmesine neden olabilir.

Öte yandan, çok fazla yapı uygulamak, uzaktan çalışanların kendilerini kısıtlanmış hissetmelerine neden olabilir. Bu, uzaktan çalışmanın onlara gerçekten sunduğu şeyden uzaklaşır. Yaratıcılığı engelleyen kısıtlamalar yaratmadan, herkesi uzak bir ekip olarak başarılı olmaya hazırlamak hassas bir denge gerektirir.

Uzaktan ekip toplantılarını yönetmenin 4 Yolu

1. Tekrarlayan toplantı ritimleriyle düzenli temas noktaları oluşturun.

Bağlantıda kalmak, bir ekip gibi hissetmek ve farklı bireylerden oluşan bir topluluk olmamak için hayati önem taşır. Nerede olursanız olun, bir ekip olarak bağlantıda kalmanın yollarından biri, toplantı ritimleriyle düzenli temas noktaları belirlemektir.

Toplantı ritmi, düzenli aralıklarla aynı gün ve saat için ayarlanan tekrarlayan bir toplantıdır. Bu haftalık, iki haftada bir, aylık, üç aylık veya yıllık olabilir.

Örneğin, perşembe günleri saat 15:00’te haftalık bir toplantı ritminiz veya her ayın son salı günü saat 10:00’da aylık bir toplantı ritminiz olabilir.

Haftada en az bir kez resmi, belirlenmiş bir toplantıda bağlantı kurmak, bir yapı dokunuşu sağlar. Bu, ekipteki herkesin güncellemeleri, endişeleri paylaşma ve tartışmalara katılma fırsatı elde edeceğini bilmesi anlamına gelir. Haftanın geri kalanında, kendi parametreleri dahilinde çalışabilirler. Her zaman ekibin geri kalanıyla en azından bir düzenli bağlantı noktası olduğunu bilirler.

2. Toplantı öncesinde ortak toplantı gündemleri oluşturun

Uzaktan çalışanların seslerinin duyulduğundan emin olarak katılım sağlamaları gerekir. Gündemler çok resmi olarak görülebilse de beklentileri belirlemede etkilidirler. Toplantı gündemi toplantıdan önce herkesle paylaşıldığında, neyin tartışılacağını, ne hakkında konuşmaya hazırlanmaları gerektiğini görebilir ve seslerinin duyulması için uygun güncellemeleri yapabilirler. Ayrıca toplantı gerçekleşmeden önce konuları ele alabilirler ve bu da zamandan tasarruf sağlar.

3. Toplantı tutanaklarıyla birlikte çevrimiçi toplantı gündemlerini kaydedin

Bir video konferansta ekranda konuşan bir kafa olmak, takip edilmesi zorsa sinir bozucu olabilir. Herkesin gerçek zamanlı olarak görebileceği işbirlikçi bir çevrimiçi toplantı gündemine sahip olmak büyük bir fark yaratabilir. Toplantı tutanaklarının gerçek zamanlı olarak kaydedildiğini görebilmek daha da değerlidir. Herkes neyin kaydedileceği ve belirli eylem öğelerine kimin atanacağı konusunda hemfikir olabilir. Bu tutanaklar daha sonra toplantıya katılamayan herkese gönderilebilir. Bir Google Dokümanı üzerinden iş birliği yapmak harika yollardan birisidir.

4. Zaman içinde görev sorumluluğunu belirleyin

“Zaman ayırmak” uzaktan çalışmanın tam tersidir. Uzaktan roller, sabah 8:00’den akşam 17:00’e kadar masanızda olmanız gereken oldukça yapılandırılmış bir kurumsal işin tam tersidir. Düzenli tekrarlayan toplantılarda eylem maddeleri kaydedildiği sürece, uzaktan çalışanlar yine de sorumlu tutulabilir. Ne zaman çalıştıkları önemli değildir, tek önemli olan görevin vadesi geldiğinde tamamlanmasıdır.